AI Copilot
風險初篩：中會議紀錄與待辦整理
要解決的問題：會議後需要整理決議、負責人與期限，容易漏項。
需要的資料：經同意的逐字稿或筆記、固定紀錄格式與與會者名單。
人工關卡：主持人確認決議、責任與期限，敏感會議不得任意上傳。
第一組 KPI：紀錄完成時間、待辦漏項數
建議第一步：先用非機密內部會議測試固定欄位摘要。
行政、採購與文件 AI 使用情境
行政場景常有大量整理與比對工作，適合流程自動化與文件搜尋，但合約、付款與正式公文仍須由人負責。
行政與文件工作如何安全導入 AI？
以下 5 個情境適合拿來盤點，不代表都應導入；先確認資料、人工責任與錯誤後果。
文件 AI＋流程自動化
風險初篩：高表單與單據欄位擷取
要解決的問題：人員重複把 PDF 或圖片欄位輸入系統。
需要的資料：允許處理的文件、欄位定義、驗證規則與例外樣本。
人工關卡：低信心、金額不一致與付款資料必須人工核對。
第一組 KPI：欄位正確率、人工輸入時間、低信心比例
建議第一步：先做唯讀擷取與雙人核對，不直接觸發付款。
RAG 知識庫
風險初篩：高合約條款與版本搜尋
要解決的問題：合約多且版本複雜，承辦人難以快速找到相關條款。
需要的資料：有效合約、範本、版本、當事人權限與條款中繼資料。
人工關卡：法務確認解釋與決策，AI 不提供最終法律意見。
第一組 KPI：搜尋時間、錯引版本數、轉法務率
建議第一步：先做條款定位與原文引用，不讓模型自行下法律結論。
RAG＋AI Copilot
風險初篩：高採購需求與供應商文件比對
要解決的問題：規格、問卷與提案格式不同，人工比對容易遺漏。
需要的資料：正式需求、供應商文件、必備條件與評分定義。
人工關卡：採購小組核對證據與利益衝突，不由 AI 決定得標。
第一組 KPI：比對準備時間、證據缺漏數、人工修正率
建議第一步：先產生證據對照表，每一格都要連回原始文件。
規則＋流程自動化
風險初篩：中文件命名、歸檔與分送
要解決的問題：文件依固定欄位重新命名、分類並通知承辦人。
需要的資料：文件類型、命名規則、保存位置、權限與分送清單。
人工關卡：無法分類、權限不明或需正式用印的文件轉人工。
第一組 KPI：歸檔時間、錯放率、無法分類率
建議第一步：先做建議分類與待審資料夾，不直接覆蓋正式檔案。