哪些工作適合自動化？用 6 個條件找出第一個流程
第一個自動化專案不應挑公司最痛、最複雜的流程，而要挑最容易證明價值又能安全失敗的流程。建議用頻率、規則清楚度、資料可得性、例外比例、錯誤風險與可觀測性六項各評 0 到 2 分，再比較候選項目。
六項計分標準
1. 發生頻率
每月一次得 0 分，每週多次得 1 分，每天重複得 2 分。頻率越高，節省的工時越容易累積，也更快取得測試樣本。
2. 規則是否清楚
依資深同仁直覺判斷得 0 分，部分可寫成條件得 1 分，輸入與決策規則明確得 2 分。無法說清楚的工作，先標準化，不急著自動化。
3. 資料能否穩定取得
需要人工從圖片或聊天找資料得 0 分，有固定表單但常缺欄得 1 分，有結構化欄位與穩定 API 得 2 分。
4. 例外比例
多數案件都需特殊處理得 0 分，約有一部分例外得 1 分，絕大多數走同一條路得 2 分。例外多不代表不能做，可先只自動化前置整理。
5. 錯誤後果
涉及金流、刪除、法規或對外發布得 0 分，錯誤可回復但會影響客戶得 1 分，錯誤容易發現與撤回得 2 分。高風險步驟應保留人工批准。
6. 能否觀察成敗
沒有紀錄得 0 分，能查部分結果得 1 分，成功、失敗、處理時間與責任人都可追蹤得 2 分。沒有可觀測性，就無法證明自動化是否真的改善。
分數怎麼解讀
9 到 12 分可列為第一批概念驗證；6 到 8 分先補欄位、規則或錯誤處理；0 到 5 分通常不適合作為第一案。分數是排序工具，不是投資保證，仍要由流程負責人確認實際風險。
例如「網站表單整理後通知業務」通常頻率高、規則明確、可回復，適合先做。「AI 自動審核合約並直接簽署」即使節省很多時間，錯誤後果與治理要求都太高，不應成為初次自動化。
從評分到試作
選出最高分流程後，先記錄目前基準：每月件數、每件人工時間、錯誤率、等待時間與返工。接著只做最小閉環，保留人工接手與完整執行紀錄，試行兩到四週再比較。
建立流程時可參考n8n 官方 workflow 概念；官方也把執行清單視為除錯入口，因此驗收不只看最後一筆資料有沒有出現，還要看失敗是否可定位與重試。
啟動會議要回答的問題
- 這條流程的擁有者是誰？
- 正常輸入、缺漏輸入與重複輸入各怎麼處理？
- 哪一步一定要人工確認？
- 外部服務中斷時，資料會排隊、重試還是轉人工？
- 怎樣才算成功，兩週後看哪些數字？
下一步可用流程自動化 ROI 公式把候選流程換成成本情境，並閱讀n8n 入門指南與導入服務。